Mümkün mertebe Türkçe karakterler (ç,Ç,s,S,g,G,i,I,ö,Ö,ü,Ü) kullanılmamalıdır. Çünkü Internete bağlı tüm bilgisayarlar aynı işletim sistemlerini kullanmadıkları için Türkçe karakterleri okuyamayabilirler. Maili gönderdiğiniz kişinin e-mail programının ve bilgisayar sisteminin türkçe karakterleri görüntüleyebileceginden %100 eminseniz mesele yok. Fakat özellikle yurtdışına gönderilen mesajlarda bu kurala titizlikle uymak gerekir. Bunun Türkçe'yi sevmekle/sevmemekle bir ilgisi yok.
Mesajlari büyük harflerle yazmayınız. Büyük harf, bağırmak, kükremek, parlamak gibi algılanır.
Mesajlarda gerçek isim ve e-mail adresinizi kullanınız.
Subject (Konu) kısmı boş mesaj göndermeyiniz. Subject alanına yazacaklarınız, mailinizin içeriğine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.
Özellikle listelere, tartışma gruplarına o anki kızgınlığınızla oturup alel-acele yanıtlar göndermeyin (flame mails). Bu tip e-maillar, çoğunlukla, gönderildikten hemen sonra çok ters tepkilere yol açar ve genellikle gönderen de, "keşke göndermeseydim" der. Mesajlarınızı yazım ve görgü kurallarına uygun yazınız.
Hergün, mesaj gelip gelmedigini kontrol edin. e-mailnizi uzun süre okuyamacaginiz durumlarda, üye oldugunuz listelerden geçici olarak kaydinizi sildirin, çünkü bunlarin çogu çok sayida mesajlarla posta kutunuzu dolduracaktir. e-mailnizi her gün kontrol edin ve postalarinizi, limitinizi asacak kadar sistemde tutmayın. Gereksiz mesajları posta kutunuzdan silin.
e-maillerinizde kredi karti numarası, herhangi bir sifre gibi özel bilgileri yazarken dikkatli olun. Unutmayin ki, e-mail hala çok güvenli değil.
Mesaj göndereceğiniz kişinin adresini, mesaji göndermeden önce kontrol ediniz.
Özellikle, arkadaşınıza diye gönderdiginiz mesaji bir listeye göndermemeye dikkat ediniz.Mesajınızı nereye gönderdiginize dikkat edin. Ayni listeye üye bir arkadasinizin mailini alinca ona "özel" yazdiginiz bir mesaji çok kolayca "yanlislikla" dogrudan listeye gönderebilirsiniz. Listelere gönderilen "özel mesajlar" liste üyelerince (hakli olarak) pek hos karsilanmaz.
Şifrenizi kimseye vermeyiniz ve zaman zaman değiştiriniz (3-5 ayda bir gibi)
Mail programınız bazı formatlama seçenekleri sunabilir (yazıyı italik, koyu renk, renkli yapma, e-mail içinde animasyonlar, resimler, ses vb. kullanma gibi). Ancak, karşı tarafın email programı bunları desteklemeyebilir. Dolayısıyla karşı tarafın mail programının bu tip formatları desteklediğinden emin olmadan bu tip özel formatlı mesajlar göndermeyin.
Gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği kadarını da cevabınıza ekleyip cevabınızı da gelen mesajın ilgili yerlerinin hemen altına yazarsanız içeriği de tutturmuş olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm e-mail programları, cevaplarda orijinal mesajin da e-mailin sonuna otomatik olarak getirirler.
Birisine, ya da bir gruba/listeye bir konu hakkında soru sorduğunuzda "lütfen" demeyi unutmayın. Sizin için birisi cevap yazmış, probleminizle ilgilenip çareler üretmeye çalışmışsa, bir mail ile ilgili kişiye "teşekkür ederim" demeyi unutmayınız.
Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Mailinizi gönderdikten 10 dak. sonra bir cevap alamayıp "kimsenin sizi önemsemediğini" düşünmeyin.
Eger mail ile bir soru soruyorsanız, çok açık ve sade bir biçimde sorununuzu tanıtın. Gerekli tüm bilgileri verin. Söz gelimi, "Bilgisayarım çalışmıyor, neden acaba?" şeklindeki anlamsız bir soruya hiç kimse cevap yazmazsa şaşırmayın.
Hiç bir zaman e-mailinizin, sadece siz ve gönderdiginiz kişi tarafindan okunacağını zannetmeyin, telefonda söyleyemeyeceginiz seyleri, e-mail ile de göndermeyin.
Aldığınız emaille beraber gelen attachmentları açarken çok ama çok dikkatli olun, virusler en çok bu şekilde bulaşıyor. Siz de başkalarına dosya göndereceğiniz zaman mutlaka virus taramasından geçirdikten sonra gönderiniz.
e-mail programlarinda görülen "From, To, Subject, Cc, Bcc, Forward " gibi ifadeler ne anlama gelir?
From: e-mail'i gönderen kişinin e-mail adresi (ve gerekli olmasa bile, Adı, Soyadı) yeralır. Bu e-maili gönderen kişinin kim olduğunu bildirir.
To: e-mail'i göndereceğimiz kişi(ler)'in e-mail adres(ler)'i. Gönderilecek kişi sayısı 1'den fazlaysa adresler arasına virgül ya da noktalı virgül konarak (bazı sistemlerde bir boşluk bırakılarak) yazılır.
Subject: mesajın içeriğine uygun kısa bir tanım yazlılır.
Kaynak:mutluinsan.com
Cc: alanına, e-mailin kopyasını başka bir kişiye ya da kişilere (genellikle, e-mail içerigi ile 2. dereceden ilgili kişiler olabilir) göndereceksek, onların adresleri yazılır. (Cc : Carbon Copy)
Bcc: Cc ile aynı işlevi görüyor. Farkı, maili alan kişiler To: ve Cc: alanlarındaki bilgileri görebilmelerine karşın, Bcc alanındaki kişileri göremezler (Bcc: Blind Carbon Copy).
Forward: size gelen bir mesajı bir başkasına aynen iletmek için kullanılır
